GDPR

Behandling av personuppgifter inom MWI
– Stiftelsen för Martin Wegelius Institutet sr

Denna text beskriver hur vi inom MWI – Stiftelsen för Martin Wegelius Institutet sr hanterar personuppgifter i vår verksamhet. Vi följer dataskyddsförordningen (GDPR) och annan tillämplig lagstiftning.

Ansvar och syfte

Vi som arbetar inom MWI ansvarar för all behandling av personuppgifter i organisationen. Syftet med denna hantering är att uppfylla vårt uppdrag som musikorganisation genom att erbjuda evenemang, kurser och läger samt att utveckla vår verksamhet och följa lagar och regler. Behandlingen av personuppgifter sker alltid med en rättslig grund och endast de uppgifter som är nödvändiga för ändamålet hanteras.

Vilka personuppgifter samlar vi in?

Vi samlar in personuppgifter av olika anledningar, exempelvis om du:

  • Deltar i ett evenemang, läger eller kurs

  • Söker en tjänst hos oss

  • Har kontakt med oss i annat syfte

De flesta uppgifter inhämtas direkt från dig, men vi kan också få information från exempelvis skolor, körer och orkestrar. Uppgifter som kan behandlas inkluderar:

  • Kontaktinformation (namn, adress, telefonnummer, e-post)

  • Personbeteckning (vid behov för identifiering eller administration)

  • Uppgifter om yrke och utbildning

  • Bank- och ekonomiska uppgifter (för betalningar och fakturering)

  • Uppgifter kopplade till deltagande i våra aktiviteter (t.ex. konserter och workshops)

  • Information om webbplatsanvändning (via kakor)

  • Uppgifter vid anställning eller tjänsteansökningar

  • Hälsorelaterad information (om det är nödvändigt för din trygghet vid läger och kurser)

Hur skyddas dina personuppgifter?

Vi säkerställer att personuppgifter skyddas genom tekniska och organisatoriska åtgärder, exempelvis:

  • Endast behörig personal har tillgång till uppgifterna

  • Uppgifterna kan krypteras och lagras säkert

  • Säkerhetskopiering utförs regelbundet

Vem har tillgång till dina uppgifter?

Vissa uppgifterkan vara offentliga enligt lag. Utöver detta kan uppgifter delas med:

  • Samarbetspartners för kurser, läger och fortbildningar

  • För informationsspridning om liknande projekt

Personuppgifter överlämnas aldrig till tredje part utan rättslig grund.

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Vi sparar personuppgifter endast så länge de behövs för ändamålet eller enligt lagkrav:

  • Anställningsuppgifter sparas under anställningstiden

  • Deltagaruppgifter sparas upp till ett år för kvalitetssäkring och säkerhet

  • Uppgifter för intyg från kurser sparas i högst ett år

  • Offentliga handlingar hanteras enligt arkivlagstiftning och kan bevaras permanent

Dina rättigheter enligt GDPR

Du har rätt att:

  • Få tillgång till dina personuppgifter och begära en kopia

  • Begära rättelse av felaktiga uppgifter

  • Begära radering av uppgifter som inte längre behövs

  • Begränsa behandlingen av dina uppgifter i vissa fall

  • Invända mot behandling av uppgifter för specifika ändamål

Om vi inte kan radera uppgifterna på grund av lagkrav, begränsar vi behandlingen till det nödvändiga.

Dokumentation och fotografering

Vi dokumenterar vår verksamhet genom text och bild på webbplatser och sociala medier. Fotografering sker under evenemang av personalen, anställda fotografer eller ibland press och media. På grund av evenemangens omfattning är det inte alltid möjligt att be om samtycke i förväg. Deltagare på läger, kurser och fortbildningar informeras vid anmälan och kan meddela oss skriftligen om de inte vill dokumenteras.

Frågor och kontakt

Vid frågor om dataskydd kan du kontakta vår Data Protection Officer:

Susanne Norrbäck-Råman
Verksamhetsledare
Tel: +358 40 5779211
E-post: susanne@mwi.fi

Postadress:
Martin Wegelius Institutet
Medelhavsgatan 14 A
00220 Helsingfors, Finland